总经办文书岗位职责

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一、基本信息
岗位名称：文书所属部门：经理办
编制者：人力资源部审定者：经理办主任
二、岗位目的
为了公司信息的准确高效传递进行收发文、信函的流转管理、归纳归档完成领导交办的勤杂事务
三、工作关系
公司内部沟通关系
部门岗位频繁程度
（频繁/经常/偶尔）
公司领导频繁
各部门部门经理频繁
财务部会计、出纳偶尔
各部门各岗位偶尔
公司外部沟通关系
单位部门频繁程度
（频繁/经常/偶尔）
中远物流有限公司经理办偶尔
下属公司经理办经常
北方工业大连公司管理部门偶尔
四、主要职责与工作任务
职责一：管理流转公司收发文
任务1：录入打印公司文件对公司红头文件的收发使用办公自动化（OA系统）进行流转管理并登记建册
任务2：对中汽货代的收发文进行纸面流转单独打印并登记
任务3：根据领导要求将文件传真或发邮件转发至下属公司
任务4：管理传真件的传阅流转每月整理并打印出传真资料目录
任务5：对合同会议纪要、记录大会会议文件进行收集归档
职责二：归档每年的文书立卷
任务1：每年3月份开始对上一年度的文书档案进行整理分类归档
任务2：打印出保管目录
任务3：保管目录与文件一起移交档案室
职责三：接收、分发公司每日信件与快递
任务1：负责对公司挂号信、快递的签收
任务2：按各部室进行分类
任务3：分发到收件人手中
职责四：公司领导交办的勤杂事务
任务1：公司领导交办的差旅费、招待费的报销
任务2：个别支票的申领
任务3：复印资料等领导交办的其他临时性工作
工作依据(与该岗位工作紧密相关的规范、制度、标准)：
《中国远洋物流公司、中国外轮代理公司公文管理规定》、《大连外代文件材料立卷归档办法》
五、工作权力
人事权力：
财务权力：
工作权力：
六、工作责任
对文件、信函的处理不及时、缺失负责对交办事务的办理差错负责
七、任职资格
教育程度/经验
•学历：高中
•专业：文秘类相关专业
•工作经验：一年以上
•外语语种与水平：能够借助工具阅读本专业的外文资料
•计算机水平：能使用办公软件和办公操作系统进行文字、图表、办公信息的处理
业务知识与技能
•业务知识：
1．掌握公文管理知识
2．掌握文书立卷归档相关知识
•技能：
1．熟练使用各种办公自动化设备、系统
2．具有较快的打字录入速度
3．具有一定的文秘写作能力
特殊要求
•性别：/
•年龄：/
•政治面貌：/
•其他：/
八、关键绩效指标（KPI）
处理文档的准确、完整性无重大差错

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